نظريات الوقت والعمليات الإدارية والوقت التنظيم، والتخطيط

هناك الكثير من النظريات في اداره الوقت وسنذكر جزء بسيطا منها وهي

نظريه مبدا باريتو قانون 80/20

قاعده الثمانين_ العشرين
وهي قاعده تجريبيه تصف اتجاها شائعا خصوصا في مراقبه البضائع الموجودة في المخزن وهي تفرض ان 20% من المخزونات، تغطي حوالي 80% من قيمه المخزونات وتفترض كذلك عند تطبيقها على العملاء ان نسبه 20% منهم يعزى اليه 80% من مجمل المبيعات ويمكن تطبيقها أيضا على الموردين أي بالقول 20% من الموردين يوردون 80% من البضائع المشتراة.

ان الغرض من قاعده الثمانين – العشرين هذه: هو التأكد على الحاجز الى تركيز رقابه الإدارة على نسبه ال 20 في المئة التي تعلل اجمالي الاعمال او القيم وهذه الفكرة مرتبطة أيضا ارتباطا وثيقا بطريقه الإدارة بالاستثناء وبالطريقة الألفبائية وبقانون باريتو.

نظريه قانون باركنسون

نظريه قانون باركنسون
قانون باركنسون وهو قانون قائم على مفهوم ان العمل يتوسع فيه لكي يملا الوقت المتاح لإنجازه، وهذا يدعو الى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما، جميل أي مشروع الى استغراق الوقت المخصص له.

فاذا تم تخصيص ساعتين على سبيل المثال بمجموعه من الافراد بإنجاز مهمه معينه مقابل اربع ساعات لمجموعه أخرى من الافراد لإنجاز المهمة ذاتها، فان كلا المجموعتين تنهيان العمل في حدود الوقت المحدد لها.

وفي قول اخر وان لم يختلف قانون باركنسون يقوم هذا القانون على مفهوم مفاده ان العمل يتوسع فيه لكي يملا الوقت المتاح لإنجاز وهذا يدعو الى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما.

---

الوقت في العمليات الإدارية

الإدارة هي تحقيق هدف، وهذا الهدف يحتاج الى وقت، وكل عمل اداره يحتاج الى وقت ويحتاج أيضا الى توقيت مناسب حتى يتحقق الهدف المراد منه.

أولا :التخطيط والوقت

ان اعداد الخطة الإدارية يتطلب من المخطط ان يراعي التسلسل الزمني في مراحل هذه الخطة،  وان يقوم بتوزيع الأزمنة عليها بشكل يتناسب مع المراحل المحددة.

على ان يكون مجموع هذه الأزمنة الموزعة مساويا للزمن الكلي وان يختار الزمن المناسب لكل المرحلة، وعلى المخطط كذلك ان يدرك اهميه الهدف ضمن الزمن المعطى له.

رغم ان التخطيط يستغرق وقتا طويلا فانه يعوض ذلك الوقت في ما بعد، حي انه يثمر نتائجه افضل ويوفر وقتا في الأداء الحقيقي للأنشطة.

وان وضع جدول زمني للأهداف يساعد كثيرا في قياس مدى الكفاءة والفعالية في تحقيق هذه الأهداف خلال الفترة المحددة.

لذلك يرتبط التخطيط بالوقت وأدارته ارتباطا وثيقا، في التخطيط يبدا بزمن محدد وينتهي بزمن محدد، ويقاس مدى نجاح التخطيط بمدى نجاح الخطة في وقتها، في التخطيط والخطة والاعداد والعمل به ما يتطلب اداره الوقت، فهي عمليه مرتبطة ومتكاملة تسير معا لإنجاح أي تخطيط وفي أي اداره.

ثانيا: التنظيم والوقت

يرتبط التنظيم بالإدارة الجيدة للوقت ارتباطا وثيقا ادلت الدراسات والتجارب التي قام بها عدد من علماء الإدارة على ان التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب للإنتاج.

يرتبط موضوع الوقت بالتنظيم الإداري من نواحي عده، منها تحديد مهمات العاملين واختصاصاتهم، وتقسيم العمل بينهم بشكل موضوعي وعادل،

كما ترتبط اداره الوقت بالتنظيم من خلال تجديد وتبسيط إجراءات العمل المتبعة، باستبعاد ما هو غير ضروري.

وذلك من خلال اعداد الدراسات التنظيمية اللازمة، يؤدي طول إجراءات وتعقيدها، وطول الفترة اللازمة التي يتطلبها انهاء العمل عاده الى التذمر الشديد من قبل العاملين او المستفيدين.

لذلك ومن اجل اداره الوقت بشكل فعال، فانه يفضل تجديد وتبسيط إجراءات العمل المتبعة من خلال اعداد الدراسات التنظيمية اللازمة لاستبعاد الخطوات الغير ضرورية الاستعانة بالأجهزة والمعدات الحديثة لإنجاز العمل في صوره سريعة

ثالثا: التوجيه والوقت

يستغرق التوقيت جزءا كبيرا من وقت الإدارة بشكل عام يجب على الموجه ان يكون على علم ودراية بتوقيت التوجيه، وبنفسيه العاملين، وبظروف المنظمة، والا كان التوجيه في غير مكانه وخارج عن الوقت المحدد له

ان اطاله زمن التوجيهات تجعل العاملين في ملل فلا تحقق عندها الفائدة المرجوة والامل المنشود، لذلك فان التوجيه في زمن قصير خلال فترات متفاوتة يعطي ثمار يانع.

ولكي تتحقق الفائدة القصوى من الوقت في اثناء التوجيه، فانه يفترض توافر قواعد ثابته وسليمه للبيئة المادية الاجتماعية الموجودة في المنظمة حيث ان نجاح عمليه الاتصالات تعتمد بشكل أساس على توفر العلاقات الإنسانية الدافعة للعمل.^[1]إدارة الوقت /لمحمد الغامدي